PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KANTOR DINAS KOPERASI KOTA TANGERANG SELATAN

Abstract

ABSTRAC
Information technology development in the age of globalization era is growing rapidly. In addition as one of the
communication media and information technologies and information also help man to complete all the work. But
until this time there was still some government agencies that are still using manual system in complete and
facilitate the work. One of them on the Office of co-operatives Tangerang City South which until now still using
semi computerized system in the process of archives which covers the assessment of incoming and outgoing mail
and reports that it produces any currently not accurate because there are still many errors on the data recording
process. To create an information system assessment of incoming and outgoing mail is good and needed a
system that has a good data storage. Based on the problems that the authors propose a new system in doing
assessment of incoming and outgoing mail. In this writing will also described the stages workmanship, starting
from the analysis process, planning, design using PHP programming technique language and the MySQL
database, until the implementation phase with the object-oriented approach use UML (Unified
ModellingLanguange). So it was hoped that with the new system can reduce possible errors during the
assessment of incoming and outgoing mail and data processing became so rapid that the making of the report
does not take a long time and the report is produced in accordance with the existing data. Besides this webbased system can be more support admin activities and employees in managing the data mailbox for the better.
Key Words :Iincoming Mail, Outgoing Mail, Data Collection Letter
ABSTRAK
Perkembangan teknologi dan informasi di zaman era globalisasi saat ini berkembang pesat. Selain sebagai salah
satu media komunikasi dan informasi, adanya teknologi dan informasi juga membantu manusia dalam
menyelesaikan segala pekerjaan. Namun hingga saat ini, masih terdapat beberapa instansi pemerintah yang
masih menggunakan sistem manual dalam menyelesaikan dan mempermudah pekerjaan. Salah satunya pada
Kantor Dinas Koperasi Kota Tangerang Selatan yang hingga saat ini masih menggunakan sistem semi
komputerisasi dalam proses kearsipan yang meliputi pendataan surat masuk dan surat keluar dan laporan yang
dihasilkannya pun saat ini belum akurat dikarenakan masih banyaknya kesalahan pada proses pencatatan data.
Untuk membuat suatu sistem informasi pendataan surat masuk dan surat keluar yang baik maka dibutuhkan
sebuah sistem yang memiliki tempat penyimpanan data yang baik. Berdasarkan permasalahan yang ada, maka
penulis mengusulkan suatu sistem yang baru dalam melakukan pendataan surat masuk dan surat keluar. Pada
penulisan ini juga akan diterangkan tahapan pengerjaan, mulai dari proses analisa, perencanaan, perancangan
dengan menggunakan bahasa pemograman PHP dan database MySQL, hingga tahapan pengimplementasian
dengan pendekatan berorientasi objek menggunakan UML (Unified ModellingLanguange). Sehingga diharapkan
dengan adanya sistem yang baru tersebut dapat mengurangi terjadinya kesalahan pada saat pendataan surat
masuk dan surat keluar, dan pengolahan data menjadi cepat sehingga pembuatan laporan tidak memakan waktu
yang lama dan laporan yang dihasilkan sesuai dengan data yang ada. Selain itu sistem berbasis web ini dapat
lebih menunjang kegiatan admin dan pegawai dalam mengelola data surat menjadi lebih baik.
Kata Kunci : Surat Masuk, Surat Keluar, Pendataan Surat